12 points pour améliorer l'animation d'un conseil d'administration

Le magazine Association Mode d'emploi propose 12 conseils pour avant, pendant et après un conseil d'administration afin que la réunion soit efficace, c'est-à-dire sans traîner en longueur et débouchant sur du concret. La plupart de ces conseils conviennent tout autant à la préparation et au déroulé d'autres types de réunions : commission, séminaire de travail... Un peu de rigueur et de méthode...

Voici les 12 points :

Avant la réunion

• Fixer l'ordre du jour : nombre de points à traiter, en commençant de préférence par ce qui est le plus important
• Prévenir et motiver les participants : convocation avec ordre du jour et informations pratiques
• Assurer l'organisation matérielle : salle adaptée, documents préparés

Pendant la réunion

• Faire signer une feuille de présence : pour éviter d'éventuelles contestations ultérieures
• Présenter l'ordre du jour
• Désigner une personne chargée du compte rendu : procès-verbal des échanges, compte rendu des points essentiels ou relevé des décisions (en fonction du résultat souhaité)
• Mettre en œuvre une méthode de travail : en fonction du travail à faire, ex. : prendre une décision
• Encourager la participation : l'animateur doit avoir une attitude différenciée envers chaque personne
• Faire des synthèses partielles : pour valoriser les discussions et assimiler ce qui a été exprimé
• Organiser l'après-réunion
• Terminer la réunion par un moment d'échange convivial

Après la réunion

• Envoyer rapidement un relevé de décisions aux participants et aux absents

A lire : 12 points clés pour améliorer l'animation du conseil d'administration, Didier Barthel, Associations mode d'emploi, n°159, mai 2014 (2 pages)